分享 Google 文档时，先确定对方需要做什么。你如果只想请对方校对文字，却把文件设成了“编辑者”，对方输入后，正文会直接改变。想保留原文，让别人逐项提出修改，可以把对方设为“评论者”，或者请有编辑权限的人先切换到“建议”模式。
根据对方要做的事情选择权限
点击文档右上角的“共享”，输入对方的邮箱后，可以选择“查看者”“评论者”或“编辑者”。这些权限的具体差别可以在 Google 的文件分享说明中核对。
- 查看者只能阅读，不能评论，也不能修改正文。
- 评论者可以留言和提出修改建议，但不能直接改掉原文。
- 编辑者可以直接修改正文，也可以评论和提出建议。编辑者默认还可能分享文件或调整权限，文件所有者可以在分享设置中限制这项能力。
如果你需要对方校对、补充意见或确认措辞，通常先给“评论者”权限。只有对方确实需要整理段落、插入表格或持续维护文件时，再考虑给“编辑者”权限。
分享前还要查看“常规访问权限”。“受限”表示只有已经获准的人能打开；“知道链接的任何人”表示拿到链接的人也可能访问。家庭证件、学校材料、合同草稿等文件通常应保持“受限”，并逐个添加收件人。工作或学校账号还可能限制向单位外分享。
用评论提问，用建议模式修改文字
对方如果只是想问“这个日期是否正确”，可以选中相关文字并添加评论。评论不会改变正文。讨论完成后，可以把评论标记为“已解决”。以后需要重新查看时，仍可在评论记录中找到并重新打开。具体入口见 Google 的评论和任务说明。
对方如果想把一句话改成另一种写法，应使用“建议”模式。评论者提出的修改会自动显示为建议。有编辑权限的人打开文档后，要先查看右上角当前是否为“编辑”。如果是，应打开模式菜单，切换到“建议”后再修改。
在建议模式下，新增文字会以不同颜色显示，删除的文字会加删除线。原文不会立即被替换。提出建议的人还可以在建议旁补充原因，方便文件所有者判断。Google 的建议模式说明也列出了逐条和批量处理建议的入口。
重要内容要逐项处理
文件所有者可以点击每条建议，选择“接受”或“拒绝”。修改较多时，也可以打开“工具”，选择“查看建议的修改”，先预览全部接受或全部拒绝后的结果，再决定是否批量处理。
如果修改规则已经说清，内容也经过核对，可以批量接受。只要文件中有姓名、日期、金额或地址等重要信息，就应逐条查看。对方提出建议，并不表示其中的事实已经核实。
误改以后查看版本记录
拥有编辑权限的人可以点击文档右上角的“上次修改”提示，或者打开“文件”菜单中的“版本记录”，查看以前的内容和修改者。找到需要的版本后，可以恢复该版本，也可以先把旧版本复制成新文件。Google 的版本记录说明同时注明，浏览旧版本需要编辑权限。
如果你还不确定应该恢复哪一版，可以先复制旧版本。这样可以把旧内容和当前文件放在一起比较，也不会因为恢复操作再次改变正在使用的文档。重要定稿可以另存一个副本，并在文件名中写明日期或用途。
找不到相关选项时检查权限和文件类型
先确认你打开的是 Google 文档，而不是只能预览的其他格式。然后检查自己是否有足够权限，以及文件是否放在权限更高的共享文件夹中。共享文件夹中的文件可能继承上级文件夹权限，单独调整文件时未必能降低某个人的权限。
如果使用工作或学校账号，管理员可能限制外部分享或部分协作功能。Google 的客户端加密文件说明指出，这类文件不支持“评论者”权限和建议模式。遇到这些情况，应请文件所有者或单位管理员确认，不要为了绕过限制而重复发送新的公开链接。
资料来源
- Google Docs Editors Help：Share files from Google Drive
- Google Docs Editors Help：Suggest edits in Google Docs
- Google Docs Editors Help：Use comments, action items, & emoji reactions
- Google Docs Editors Help：Find what’s changed in a file
- Google Docs Editors Help：Collaborate on encrypted files in Docs, Sheets & Slides
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